Staffing : définition, taux de staffing et méthode pour staffer les consultants d'un cabinet

Le staffing consiste à affecter les consultants aux missions d'un cabinet de conseil ou d'une ESN. On staffe selon les compétences, la séniorité, la disponibilité, la connaissance du client et les souhaits. Le taux de staffing mesure la part du temps disponible affectée à des clients. Voici les critères, les formules et la méthode.

En bref

• Staffer, c'est affecter la bonne personne à la bonne mission, au bon moment.
• Taux de staffing = jours affectés à des missions client ÷ jours disponibles.
• Taux de chargeabilité = jours facturables réalisés ÷ jours disponibles. Il mesure ce qui est facturé.
• Exemple : un cabinet de 40 consultants passe de 81,2 % à 86,6 % de taux de staffing après rééquilibrage.
• Un logiciel de staffing affecte ; un PSA gère aussi les projets, les temps et la facturation.

Staffing : définition en cabinet de conseil et en ESN

Que veut dire staffer un consultant ?

Le mot vient de l'anglais staff, le personnel. Staffer un consultant, c'est l'affecter à une mission pour une durée et une charge données. Par exemple : 3 jours par semaine pendant 8 semaines. Le staffing désigne à la fois cette décision et le processus qui la produit.

Hors du conseil, « staffing » désigne aussi le recrutement ou la mise à disposition de personnel. Ici, on parle de l'affectation des consultants déjà salariés du cabinet.

Cabinet de conseil et ESN : deux logiques de staffing

En cabinet de conseil, on staffe des équipes sur des missions de quelques semaines à quelques mois. Un consultant enchaîne plusieurs missions par an, parfois deux en parallèle. Le staffing se rejoue chaque semaine.

En ESN, on staffe souvent un consultant seul chez un client, en assistance technique, pour plusieurs mois. L'enjeu se déplace vers la fin de mission : trouver la suivante avant que l'intercontrat ne commence. Notre article sur l'intercontrat en ESN et en cabinet de conseil en chiffre le coût.

Qui staffe ? Le rôle du staffing manager et des associés

Le staffing manager, garant de l'équilibre

Dans les cabinets d'une certaine taille, un staffing manager centralise les demandes. On parle aussi de resource manager. Il connaît les disponibilités, les compétences et les souhaits de chacun. Il propose les affectations et arbitre les conflits entre missions.

Son objectif est double : servir les missions vendues et maintenir un taux de staffing élevé, sans surcharge. Il suit aussi le développement des consultants, car une mission est aussi une étape de carrière.

Associés, managers et consultants : qui décide quoi

• Les associés vendent les missions et valident les équipes des missions clés.
• Les managers expriment le besoin : profils, charge, dates, connaissance du client.
• Les consultants déclarent leurs disponibilités, leurs souhaits et leurs compétences.
• En ESN, les ingénieurs d'affaires positionnent les consultants sur les besoins des clients.

Dans les petites structures, l'associé staffe lui-même. Le risque est alors de staffer de mémoire, toujours avec les mêmes consultants.

Les critères pour staffer un consultant sur une mission

Les critères impératifs : compétences, séniorité, disponibilité

• Les compétences : expertise métier, secteur, outils, langues.
• Les certifications exigées par le client ou par l'appel d'offres.
• La séniorité, cohérente avec le rôle vendu et le TJM.
• La disponibilité sur toute la durée de la mission, congés compris.
• La localisation : présence chez le client, au cabinet ou en télétravail.

Un critère impératif non respecté rend l'affectation impossible. Une matrice de compétences à jour est donc la base. La gestion des compétences en fait un critère d'affectation, et non une liste figée.

Les critères de qualité : connaissance du client, souhaits, développement

• La connaissance du client : un consultant qui connaît déjà le client démarre plus vite.
• Les souhaits : secteur, type de mission, mobilité.
• Le développement : une mission doit faire progresser, pas seulement remplir un agenda.
• L'équilibre de charge : ne pas solliciter toujours les mêmes profils.

Ces critères départagent les candidats éligibles. Ils pèsent sur la qualité de la mission et sur l'engagement des consultants.

Taux de staffing, taux de chargeabilité, taux d'occupation : calcul et différences

Les formules à retenir

Les cabinets n'emploient pas tous les mêmes définitions. Voici celles que nous retenons. Toutes rapportent des jours aux jours disponibles : jours ouvrés − congés, RTT, jours fériés et absences prévues.

Pour un salarié au forfait jours, l'accord collectif fixe le nombre de jours travaillés. Il le fait dans la limite de 218 jours par an (article L3121-64 du Code du travail). Fixez vos définitions une fois, puis gardez-les d'un mois à l'autre.

Pourquoi les trois taux divergent

Prenons un consultant staffé sur une mission au forfait qui dépasse son budget. Il reste staffé. Mais les jours de dépassement ne sont pas facturables : sa chargeabilité baisse. À l'inverse, un consultant en intercontrat qui suit une formation n'est pas staffé, mais il est occupé.

Le taux de staffing se pilote en prévisionnel, sur le planning. Le taux de chargeabilité se constate après coup, sur les temps saisis. L'écart entre les deux mesure les dépassements et le temps offert au client.

Le taux de charge intègre en plus les propositions commerciales pondérées. Notre guide du plan de charge et de son modèle Excel le détaille.

Exemple : le taux de staffing de 40 consultants, avant et après rééquilibrage

La situation de départ

Prenons un cabinet fictif de 40 consultants, répartis en quatre pôles de 10. La période est un mois de 20 jours ouvrés, soit 800 jours. Les congés et absences prévues en retirent 60. Il reste 740 jours disponibles.

Le cabinet affiche 81,2 % de taux de staffing, soit 139 jours d'intercontrat (18,8 %). En même temps, 40 jours de missions demandées ne sont pas staffés. Le pôle Data refuse des jours faute de profils, quand le pôle Transformation attend des missions.

Le rééquilibrage et son effet

Le staffing manager consulte la matrice de compétences. Deux consultants du pôle Transformation maîtrisent les outils de reporting demandés en data. Une consultante du pôle Finance a déjà travaillé pour le client de la mission stratégie en attente.

• Les deux consultants Transformation prennent les 30 jours data, encadrés chaque semaine par un senior data.
• La consultante Finance prend les 10 jours de la mission stratégie.

Le taux de staffing gagne 5,4 points, sans recrutement ni sous-traitance. Avec un TJM de 900 €, hypothèse de l'exemple, les 40 jours représentent 36 000 € de chiffre d'affaires sur le mois.

Sur la même période, 34 jours staffés ne sont pas facturables : dépassements de forfait et lancement offert. Les consultants en intercontrat consacrent 62 jours à l'avant-vente, à la formation et aux projets internes.

Vous voulez mesurer votre taux de staffing par pôle ? Demandez une démonstration avec vos missions et vos équipes.

Le processus de staffing hebdomadaire en 5 étapes

Avant la réunion de staffing : collecter

1. Mettre à jour les disponibilités : congés, fins de mission, prolongations, absences.

2. Recenser les demandes : missions signées à démarrer, propositions bien engagées, besoins de renfort.

Pendant la réunion : proposer et arbitrer

3. Proposer deux ou trois profils par besoin, filtrés sur les critères impératifs.

4. Arbitrer les conflits : priorité aux missions signées, puis aux enjeux de relation client et de développement.

Après la réunion : notifier et suivre

5. Notifier chaque consultant et chaque manager. Suivez ensuite le taux de staffing à 4 et 8 semaines.

Faites les étapes 1 et 2 en amont, dans un outil partagé. La réunion se concentre alors sur les arbitrages.

Les erreurs de staffing les plus fréquentes

Staffer sur la seule disponibilité, ou trop tard

Le premier consultant libre n'est pas toujours le bon. Staffer sur la seule disponibilité dégrade la qualité. Cette pratique démotive aussi les profils mal placés. À l'inverse, staffer la veille du démarrage oblige à prendre qui reste. La parade : lire le plan de charge à 4 à 8 semaines et positionner les profils dès la proposition.

Solliciter toujours les mêmes profils

Les meilleurs consultants sont demandés partout. Ils finissent en surcharge pendant que d'autres attendent. Pour un salarié au forfait jours, l'employeur doit s'assurer que la charge reste raisonnable (article L3121-60 du Code du travail). Et une surcharge n'efface pas le repos quotidien de 11 heures consécutives (article L3131-1).

Laisser passer les doubles affectations et piloter un seul taux

Sur un tableur, rien n'empêche de staffer une consultante sur deux missions le même jeudi. L'erreur apparaît le jour même, chez le client.

Un taux de staffing élevé peut aussi cacher des dépassements non facturés. Une bonne chargeabilité peut cacher des consultants à 120 %. Suivez au moins le taux de staffing, la chargeabilité et la charge par personne.

Logiciel de staffing ou PSA : que choisir ?

Ce que couvre un PSA

Un PSA, pour Professional Services Automation, couvre le cycle complet d'une société de services. Il gère les opportunités, les projets, les ressources et les temps, puis la facturation et la rentabilité. Son déploiement touche donc aussi la finance et la comptabilité.

Ce que couvre un logiciel de staffing

Un logiciel de staffing se concentre sur l'affectation. Il croise compétences, disponibilités et besoins des missions. Il construit le plan de charge, repère l'intercontrat et suit les taux. Il se connecte aux outils existants : CRM, SIRH, ERP ou outil de facturation.

Les questions à se poser pour choisir

• Votre difficulté principale est-elle l'affectation des consultants, ou la facturation ?
• Avez-vous déjà un ERP ou un outil de facturation qui fonctionne ?
• Staffez-vous par compétences, ou seulement par disponibilité ?
• Qui doit voir le planning : les staffing managers seuls, ou tous les consultants sur mobile ?
• L'outil s'intègre-t-il par API à votre SIRH et à votre CRM ?

Si votre facturation fonctionne, un logiciel de staffing relié par API traite le problème principal sans refondre la chaîne financière. Si tout est à construire, un PSA peut se justifier. Notre article sur l'intégration de la planification à l'ERP et au SIRH détaille les connexions.

Comment Maglia aide à staffer les consultants

Maglia croise compétences, séniorité, certifications, disponibilités et souhaits pour proposer les consultants de chaque mission. Un consultant ne peut pas être staffé deux fois sur le même créneau. La planification intelligente réunit missions signées, propositions et absences, de la semaine au trimestre.

Quand une mission glisse ou qu'un consultant s'absente, Maglia propose des réaffectations. Les consultants qui connaissent le client passent en priorité. Chacun reçoit sa nouvelle affectation sur mobile. Les temps saisis par mission alimentent les taux de chargeabilité et de staffing, par équipe et par bureau. Maglia se connecte par API à vos outils RH et à votre ERP. Découvrez notre logiciel de staffing pour cabinets de conseil.

Questions fréquentes

Qu'est-ce que le staffing ?

Le staffing est l'affectation des consultants aux missions d'un cabinet de conseil ou d'une ESN. Il tient compte des compétences, de la séniorité, de la disponibilité, de la connaissance du client et des souhaits. Le terme désigne aussi le processus hebdomadaire qui produit ces affectations.

Que veut dire staffer un consultant ?

Staffer, c'est affecter une personne à une mission pour une durée et une charge données. Un consultant est « staffé » quand il a une mission client. Sans mission client, il est en intercontrat.

Comment calculer le taux de staffing ?

Taux de staffing = jours affectés à des missions client ÷ jours disponibles. Les jours disponibles sont les jours ouvrés moins les congés, RTT, jours fériés et absences prévues. Par exemple, 641 jours staffés sur 740 jours disponibles donnent 86,6 %.

Quelle différence entre taux de staffing et taux de chargeabilité ?

Le taux de staffing mesure le temps affecté à des missions client, souvent en prévisionnel. Le taux de chargeabilité ne retient que les jours facturables réalisés, d'après les temps saisis. Un dépassement de forfait est staffé, mais il n'est pas facturable.

Qu'est-ce qu'un staffing manager ?

C'est la personne qui centralise les demandes de staffing et les disponibilités des consultants. Il propose les affectations, arbitre les conflits entre missions et suit le taux de staffing. Il veille aussi au développement des consultants.

Quelle différence entre un logiciel de staffing et un PSA ?

Un logiciel de staffing se concentre sur l'affectation des consultants, le plan de charge et les taux. Un PSA couvre en plus les opportunités, la gestion de projet et la facturation. Le choix dépend de ce qui fonctionne déjà dans votre système d'information.

Le staffing se joue chaque semaine, mission par mission. Venez avec votre fichier de staffing : nous vous montrons vos missions, vos consultants et vos taux dans Maglia.