Cahier des charges logiciel de planification : 40 critères et scoring

Un cahier des charges de logiciel de planification écrit en questions fermées donne toujours le même résultat : chaque éditeur répond « oui » partout, et le choix se joue sur la démo et le prix. Six mois après la signature, l'habilitation expirée n'est pas bloquante et l'export de paie demande un développement. Voici un modèle prêt à copier : 40 critères en 8 blocs, avec pour chacun la question précise à poser à l'éditeur, une méthode de pondération et de scoring, et les questions pièges qui font tomber les réponses de façade.

En bref

• Posez des questions ouvertes qui exigent une démonstration, jamais un oui ou un non.
• Le modèle : 8 blocs, 40 critères, dont 5 à 8 éliminatoires décidés avant la consultation.
• Notez chaque critère de 0 à 3, pondérez les blocs sur 100 et comparez le prix à part, en coût total sur trois ans.
• La taille de l'éditeur se mesure : réversibilité testée, séquestre, engagements de service, santé financière.

Comment rédiger le cahier des charges en 6 étapes

1. Écrivez 3 à 5 scénarios réels. Une absence déclarée lundi à 7 h dans une équipe de 12. Un chantier qui démarre avec deux habilitations requises. La clôture de paie du mois. Chaque éditeur devra les rejouer.
2. Donnez les volumes. Nombre de ressources, de sites, d'entités, de planificateurs et d'utilisateurs terrain, et les interfaces existantes.
3. Choisissez vos critères dans le modèle ci-dessous et marquez les éliminatoires.
4. Pondérez avant d'envoyer. Une pondération fixée après lecture des réponses favorise toujours l'éditeur que l'on préfère déjà.
5. Exigez une réponse écrite, puis une démonstration scénarisée sur un jeu de données anonymisé à votre image.
6. Notez séparément (opérations, DSI, achats et un utilisateur terrain), puis confrontez les notes en réunion de consensus.

Modèle de cahier des charges pour un logiciel de planification : 40 critères

Ces critères de choix valent pour un logiciel de planning BTP comme pour la maintenance ou un réseau multi-sites. Chaque critère est suivi de la question à poser, formulée pour obtenir une preuve plutôt qu'une promesse. Les critères marqués (E) sont des candidats éliminatoires : gardez-en 5 à 8.

Bloc 1. Besoins métier

1. Ressources : « Montrez une affectation qui associe une personne et un engin sur le même chantier, le même jour. »
2. Règles (E) : « Quelles règles sont bloquantes, lesquelles sont des préférences pondérées ? Montrez une affectation refusée et le motif affiché. »
3. Capacité : « Affichez la charge et la capacité à quatre semaines par compétence et par site, puis le planning du jour. »
4. Imprévus : « Une absence tombe à 7 h : rejouez la recherche d'un remplaçant conforme et sa notification. Combien de clics ? »
5. Multi-entités : « Comment prête-t-on un salarié à une autre agence ou filiale, avec quelle validation et quelle imputation des heures ? »

Bloc 2. Conformité

1. Temps de travail (E) : « Quelles règles contrôlez-vous en standard (10 h de travail par jour, 11 h de repos quotidien, repos hebdomadaire) ? Comment ajoute-t-on celles de notre accord ? »
2. Habilitations (E) : « L'affectation d'un profil dont l'habilitation a expiré est-elle bloquée ou seulement signalée ? À quelles échéances partent les alertes ? »
3. Prévenance : « Signalez-vous un changement d'horaire qui ne respecte pas le délai de prévenance, par exemple 7 jours ouvrés pour un temps partiel sans accord (art. L3123-31) ? »
4. Décompte : « Qui peut modifier une heure validée ? Montrez l'historique d'une correction : auteur, date, valeur d'origine. »
5. Règles métier : « Taux d'encadrement, points d'arrêt, astreintes : comment paramétrez-vous une règle propre à notre métier, sans développement ? »

Bloc 3. Mobile et terrain

1. Application terrain (E) : « Que voit un compagnon sur son téléphone, sans formation ? Montrez son planning et une modification reçue. »
2. Accès : « Comment se connecte un salarié sans adresse e-mail professionnelle ? Et un intérimaire présent trois semaines ? »
3. Hors connexion : « Quelles actions fonctionnent sans réseau (consultation, pointage, formulaire, photo) ? Comment gérez-vous les conflits à la resynchronisation ? »
4. Saisie terrain : « Pouvons-nous créer seuls un formulaire (choix, photo, signature) rattaché à une mission ? Montrez-le. »
5. Diffusion : « Qui est notifié d'un changement, par quel canal, et voit-on qui a pris connaissance de son planning ? »

Bloc 4. Intégration au système d'information

1. SSO (E) : « Quels protocoles (OpenID Connect, SAML) ? Les comptes et les rôles sont-ils provisionnés depuis notre annuaire, par exemple en SCIM ? »
2. API : « L'API est-elle documentée, versionnée, en lecture et en écriture sur les affectations ? Quelles limites d'appels ? »
3. ERP et gestion de chantier : « Quels objets échangez-vous (chantiers, ressources, heures), dans quel sens, à quelle fréquence, et qui est maître de chaque donnée ? »
4. SIRH et paie (E) : « Comment arrivent les absences, et comment partent les éléments variables de paie : fichier, API, table de correspondance des rubriques ? »
5. Données : « Pouvons-nous alimenter automatiquement notre plateforme data ? Quels formats (CSV, JSON, Parquet), avec quel dictionnaire de données ? »

Bloc 5. Sécurité, hébergement et réversibilité

1. Hébergement (E) : « Où sont hébergées la production et les sauvegardes ? Fournissez le certificat ISO 27001 de l'infrastructure et son périmètre. »
2. RGPD (E) : « Fournissez le contrat de sous-traitance prévu par l'article 28 du RGPD et la liste de vos sous-traitants ultérieurs, avec leur localisation. »
3. Sauvegarde et reprise : « Fréquence de sauvegarde, durée de rétention, RPO et RTO ? Date et résultat du dernier test de restauration ? »
4. Disponibilité : « Quel taux de disponibilité est contractualisé, comment est-il mesuré, quelles pénalités s'appliquent ? »
5. Réversibilité et audit (E) : « En fin de contrat, quel format, quel délai et quel coût pour récupérer toutes nos données ? Le journal d'audit est-il exportable ? »

Bloc 6. IA encadrée

1. Données (E) : « Nos données servent-elles, chez vous ou chez un fournisseur, à entraîner un modèle ? Où sont traitées les requêtes ? »
2. Explicabilité : « Chaque suggestion d'affectation affiche-t-elle ses motifs : compétence, disponibilité, règle respectée ? Montrez-en une. »
3. Décision humaine : « L'IA peut-elle modifier le planning sans validation ? Peut-on désactiver chaque fonction d'IA, rôle par rôle ? »
4. Sources : « Les réponses de l'assistant citent-elles les données utilisées, pour que l'utilisateur vérifie ? »
5. Gouvernance : « Les usages de l'IA sont-ils journalisés ? Pouvez-vous documenter les flux pour notre DPO et notre analyse au regard du règlement européen sur l'IA ? »

Bloc 7. Accessibilité et RSE

1. RGAA : « Fournissez la déclaration d'accessibilité et l'audit RGAA 4.1.2 des écrans web et mobiles, avec le taux de conformité et le plan d'action. »
2. Lisibilité terrain : « Les écrans mobiles sont-ils lisibles en extérieur et utilisables par des personnes peu à l'aise avec l'écrit ? »
3. Langues : « Quelles langues l'application terrain propose-t-elle à nos équipes ? »
4. Écoconception : « Quelle démarche suivez-vous, par exemple le référentiel RGESN ? L'application fonctionne-t-elle sur des téléphones anciens ? »
5. Engagements de l'éditeur : « Où travaillent vos équipes de développement et de support ? Fournissez votre politique RSE. »

L'obligation d'accessibilité vise les organismes publics et les entreprises qui réalisent plus de 250 millions d'euros de chiffre d'affaires en France, y compris pour leurs intranets, applications mobiles et progiciels (décret 2019-768). La version 5 du RGAA est en cours de rédaction : demandez la trajectoire de l'éditeur.

Bloc 8. Accompagnement et pérennité de l'éditeur

1. Déploiement : « Décrivez les phases, qui fait quoi de chaque côté, et la charge interne à prévoir, en jours, pour nos référents. »
2. Support : « Quels canaux, quels horaires, quels délais de réponse et de résolution contractualisés ? Qui répond : un humain qui connaît le produit ? »
3. Continuité (E) : « Que se passe-t-il en cas de rachat ou de cessation d'activité ? Le code source est-il déposé chez un tiers de séquestre, avec quelles conditions de libération ? »
4. Solidité : « Fournissez vos trois derniers bilans et la part de votre chiffre d'affaires que représenterait notre contrat. »
5. Références et feuille de route : « Donnez deux références comparables à appeler, et distinguez ce qui est livré aujourd'hui de ce qui est prévu. »

Pondération et scoring : comment noter les réponses des éditeurs

Voici une grille d'évaluation simple, défendable devant un comité d'investissement :

1. Les éliminatoires d'abord. Un « non », ou une réponse invérifiable, sur un critère éliminatoire écarte l'offre, quelle que soit sa note.
2. Un barème de 0 à 3 par critère. 0 : absent. 1 : possible par contournement ou développement spécifique. 2 : en standard, à paramétrer. 3 : en standard et démontré sur vos scénarios.
3. Un poids par bloc, sur 100. Exemple pour une ETI de travaux : besoins métier 30, conformité 10, mobile 10, intégration 15, sécurité 15, IA 5, accessibilité et RSE 5, accompagnement et pérennité 10.
4. Le score d'un bloc se calcule ainsi : poids × somme des notes ÷ note maximale du bloc. Le score technique est la somme des 8 blocs.
5. Le prix à part, en coût total sur trois ans : licences, déploiement, interfaces, formation et jours de vos référents.

Exemple hypothétique. Sur le bloc besoins métier, l'éditeur A obtient 3, 3, 2, 3 et 2, soit 13 sur 15 : 30 × 13 ÷ 15 = 26 points. L'éditeur B obtient 3, 2, 2, 2 et 1, soit 10 sur 15 : 20 points. Six points d'écart sur un seul bloc, invisibles dans une grille en oui ou non.

Dans un appel d'offres ou toute procédure formalisée, l'acheteur public doit annoncer ses critères et leur pondération, ou à défaut leur hiérarchie, dans les documents de la consultation (articles R2152-11 et R2152-12 du Code de la commande publique). Dans le privé, figez aussi la grille avant la première réponse.

Vous voulez tester la grille sur un cas réel ? Demandez une démo scénarisée : envoyez-nous trois de vos scénarios, nous les rejouons sur un jeu de données à votre image.

Quelles questions pièges poser aux éditeurs ?

• « Qu'est-ce que votre logiciel ne fait pas ? » Un éditeur qui répond « tout » n'a pas compris votre besoin, ou vous le cache.
• « Ce que vous venez de montrer tourne-t-il en production chez un client ? » Exigez une réponse écrite.
• « Rejouez le scénario d'absence sans préparation, sur nos données. »
• « Combien de jours facturés pour brancher notre paie, et qui porte le dépassement ? »
• « Montrez-nous maintenant un export complet de nos données de test. »
• « Si votre chef de projet part en cours de déploiement, que se passe-t-il ? »

La taille de l'éditeur : un critère à objectiver, pas un tabou

« Vous êtes trop petits » : l'objection revient souvent face à un éditeur spécialisé. Elle est légitime, car vous achetez une continuité de service. Mais la taille ne la garantit pas : un grand éditeur peut être racheté ou arrêter un produit. Notez cinq points vérifiables :

• la réversibilité, testée pendant la consultation ;
• le dépôt du code source chez un tiers de séquestre, et ses conditions de libération ;
• des engagements de disponibilité et de support assortis de pénalités ;
• la santé financière, et votre poids dans le chiffre d'affaires de l'éditeur ;
• un plan de reprise testé et un chef de projet nommé.

Notez-les comme les autres critères, plutôt que de fixer a priori un seuil de chiffre d'affaires.

Ce que Maglia répond sur l'intégration, la sécurité et l'accompagnement

Maglia se connecte à l'ERP, au CRM, au SIRH et à la paie, ainsi qu'à l'annuaire de l'entreprise pour le SSO, via des connecteurs et une API documentée. Le détail figure sur la page intégrations au système d'information.

Les données sont hébergées en France, sur une infrastructure certifiée ISO 27001 et HDS. Le traitement est conforme au RGPD, et la connexion passe par le SSO de l'entreprise, avec des droits par rôle et un journal d'audit des accès (sécurité des données). Pour une DSI, notre article sur la souveraineté d'un logiciel de planification va plus loin.

Côté métier, le moteur d'affectation respecte des contraintes dures et souples, ce qui réduit les erreurs d'affectation avant le terrain. L'assistant IA explique chaque suggestion, et la décision reste humaine.

Le déploiement suit les phases demandées au bloc 8 : cadrage, paramétrage et reprise des données, pilote sur un site, puis vagues, avec un chef de projet dédié. Le support est humain et intégré à l'application : réponse médiane en 3 minutes, résolution en moins de 2 heures (support et accompagnement).

Là où notre réponse est partielle, nous l'écrivons : c'est la seule façon de noter juste. Les autres modules sont décrits dans la vue d'ensemble des fonctionnalités. Si vous partez d'un planning sur tableur, lisez aussi quand et comment remplacer Excel.

Questions fréquentes

Combien de critères mettre dans un cahier des charges de logiciel de planification ?

Entre 30 et 50. En dessous, vous ne distinguez pas les éditeurs ; au-delà, personne ne lit les réponses. Gardez 5 à 8 critères éliminatoires, décidés avant la consultation, et placez l'essentiel de la pondération sur vos scénarios métier.

Faut-il un pilote avant de choisir un logiciel de planification ?

Pour un déploiement multi-sites, oui, ou au minimum une démonstration sur vos données anonymisées. Fixez les critères de succès avant : temps de préparation du planning, remplacements traités, part des équipes qui consultent l'application. Quelques semaines sur un site représentatif valent mieux qu'une maquette.

Qui doit noter les réponses des éditeurs ?

Un trio opérations, DSI et achats, complété par un utilisateur terrain : responsable planning ou chef d'équipe. Chacun note seul, sur la même grille, puis l'équipe confronte les écarts. Un écart de deux points sur un même critère révèle presque toujours une réponse ambiguë : c'est la question à reposer à l'éditeur.

Comment vérifier la réversibilité avant de signer ?

Demandez pendant la consultation un export complet de votre jeu de données de test. Vérifiez le format, le schéma documenté, la présence des historiques et des pièces jointes. Inscrivez ensuite au contrat le délai et le coût de restitution, ainsi que la suppression des données en fin de prestation, que prévoit l'article 28 du RGPD.

Le RGAA s'applique-t-il à un logiciel métier interne ?

Pour les organismes publics et les entreprises de plus de 250 millions d'euros de chiffre d'affaires en France, le décret 2019-768 vise aussi les intranets et les progiciels : faites confirmer votre cas par votre juriste. Pour les autres, ce n'est pas une obligation légale, mais un bon critère d'inclusion pour des équipes terrain aux profils variés.

Une grille ne sert que si les éditeurs la jouent sur vos cas réels. Envoyez-nous vos trois scénarios les plus difficiles : en 45 minutes de démo, nous les rejouons dans Maglia, et vous notez sur pièce.