Plan de charge : définition, modèle Excel et méthode pour piloter la charge d'une équipe

Un plan de charge compare, pour chaque personne et chaque semaine, la charge de travail prévue à la capacité disponible. Le rapport des deux donne le taux de charge. Il révèle les surcharges et l'intercontrat avant qu'ils ne coûtent. Voici la méthode, un exemple sur 12 consultants et 8 semaines, puis la structure d'un modèle Excel.

En bref

• Un plan de charge met face à face la charge prévue et la capacité, par personne et par semaine.
• Capacité : jours ouvrés moins congés, RTT, jours fériés et absences prévues.
• Charge : missions signées, propositions pondérées par leur probabilité et temps interne.
• Taux de charge = charge prévue ÷ jours disponibles. Au-delà de 100 %, surcharge ; très en dessous, intercontrat.
• Quatre arbitrages possibles : staffer autrement, décaler, sous-traiter ou recruter.

Qu'est-ce qu'un plan de charge ? Définition et usages

Capacité contre charge : le principe du plan de charge

Le plan de charge met deux grandeurs face à face. La capacité, c'est le temps dont l'équipe dispose. La charge, c'est le temps que le travail prévu va consommer. On les exprime dans la même unité : des jours ou des heures, par personne et par semaine.

En cabinet de conseil, l'unité naturelle est le jour-consultant. Une mission vendue 40 jours consomme 40 jours de capacité. Ils se répartissent entre les consultants staffés. Dans une équipe projet ou un bureau d'études, on raisonne souvent en heures.

Ce que le plan de charge permet de décider

• Staffer : qui peut prendre la prochaine mission, et à partir de quand.
• Vendre : quelles semaines peuvent absorber une nouvelle proposition.
• Recruter : si la surcharge dure, il faut de la capacité en plus.
• Former : les semaines creuses servent à la montée en compétences.

Un plan de charge n'est pas un planning. Le planning dit qui fait quoi, quel jour. Le plan de charge dit si l'équipe peut tenir ses engagements sur les semaines à venir.

Plan de charge et capacity planning : quelle différence ?

Le capacity planning, une vision à moyen terme

Le capacity planning applique la même logique à plus long terme. Il dimensionne l'équipe sur 6 à 18 mois. Combien de consultants, avec quelles compétences, pour quel carnet de commandes ? Il nourrit le plan de recrutement et le budget.

Le plan de charge, une vision opérationnelle

Le plan de charge travaille de la semaine au trimestre, nom par nom. Il sert au staffing de la semaine et aux arbitrages du mois. Les deux se complètent : le capacity planning fixe la taille de l'équipe, le plan de charge l'utilise au mieux.

Quelles données réunir pour faire le plan de charge d'une équipe ?

La capacité : jours disponibles par personne et par semaine

Partez des jours ouvrés de chaque semaine. Retirez les jours fériés, les congés posés, les RTT et les absences connues. Le résultat est la capacité, exprimée en jours disponibles.

Le cadre légal borne cette capacité. Un salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés par mois de travail effectif (service-public.gouv.fr), soit 5 semaines par an. Ces congés doivent figurer dans le plan, pas le surprendre. Pour un salarié au forfait jours, l'accord collectif fixe le nombre de jours travaillés. Il est plafonné à 218 jours par an (article L3121-64 du Code du travail). Le salarié peut, par accord écrit avec l'employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos.

La charge ferme : missions signées et temps non facturable

Pour chaque mission signée, reportez les jours restant à produire, semaine par semaine et consultant par consultant. Utilisez le budget restant, pas le budget initial. Une mission à moitié consommée ne pèse plus que sa moitié.

Ajoutez le temps non facturable déjà prévu : avant-vente, formation, management, projets internes. L'oublier fausse tout le plan. Un manager staffé à 100 % sur mission ne pilote plus son équipe.

La charge probable : propositions commerciales pondérées

Les propositions en cours vont créer de la charge, mais pas toutes. Pondérez chaque proposition par sa probabilité de signature. Ainsi, 15 jours par semaine à 60 % comptent pour 9 jours. La somme pondérée donne la charge probable.

Deux précautions. Fixez les probabilités par étape du cycle de vente, pas au ressenti. Et positionnez des profils sur une proposition sans bloquer personne tant qu'elle n'est pas signée.

Comment calculer le taux de charge d'une équipe ?

La formule du taux de charge

Taux de charge = charge prévue ÷ jours disponibles. Une consultante disponible 4 jours, staffée 3 jours et en formation 1 jour, est chargée à 100 %. Calculez-le par personne, puis par équipe, semaine par semaine.

À 100 %, la personne est pleine. Au-delà, elle est en surcharge : il faudra des heures en plus, ou un glissement. Pour un salarié au forfait jours, l'employeur doit s'assurer que la charge reste raisonnable (article L3121-60 du Code du travail).

Taux de charge, taux de staffing, taux de chargeabilité et taux d'occupation

Ces taux se ressemblent mais ne mesurent pas la même chose. Les définitions varient d'un cabinet à l'autre. Voici celles que nous retenons. Toutes rapportent des jours aux jours disponibles : jours ouvrés − congés, RTT, jours fériés et absences prévues.

Notre guide du staffing des consultants et du taux de staffing compare ces taux sur un cabinet de 40 consultants.

Exemple de plan de charge : une équipe de 12 consultants sur 8 semaines

Les hypothèses de l'exemple

Prenons une équipe fictive de cabinet de conseil : 1 manager, 2 seniors, 5 confirmés et 4 juniors. Chaque semaine compte 5 jours ouvrés, sans jour férié. Le temps interne prévu est de 4 jours par semaine pour l'équipe. Trois propositions sont en cours :

• audit data : 3 consultants de S4 à S8, probabilité 60 %, soit 15 × 0,6 = 9 jours par semaine ;
• mission de PMO : 2 consultants de S5 à S8, probabilité 50 %, soit 10 × 0,5 = 5 jours par semaine ;
• diagnostic : 1 consultant de S6 à S8, probabilité 30 %, soit 5 × 0,3 = 1,5 jour par semaine.

Le plan de charge semaine par semaine

Lecture : l'équipe semble bien chargée, à 90 % sur la période. Mais deux signaux ressortent. En S5 et S6, la charge dépasse la capacité si les propositions signent. En S8, il reste 16,5 jours libres même si tout signe, et 32 jours sans mission signée ni activité interne.

Le taux de staffing baisse de 84 % à 38 %. C'est normal : les missions signées s'arrêtent, les suivantes ne sont pas vendues. Les propositions couvrent cette baisse jusqu'en S6, plus en S8.

La lecture par consultant : ce que la moyenne cache

Zoom sur la semaine 5, sur la charge ferme seulement : missions signées et temps interne.

À l'échelle de l'équipe, la charge ferme de S5 est de 78 % (43 ÷ 55). Pourtant, deux personnes sont en surcharge. Trois juniors sont en intercontrat. Et l'audit data probable demande des profils data, alors que B est déjà à 120 %. Le plan de charge se lit donc nom par nom.

Vous voulez voir ce plan de charge sur vos propres missions ? Demandez une démonstration à partir de votre carnet de commandes.

Comment lire un plan de charge : surcharge, sous-charge et intercontrat

Les seuils d'alerte à fixer

• au-dessus de 100 % de charge ferme : surcharge certaine, à traiter cette semaine ;
• au-dessus de 100 % avec les propositions pondérées : tension probable, à anticiper ;
• sous 50 % de charge ferme à quatre semaines : risque d'intercontrat ;
• deux semaines consécutives sous 20 % : intercontrat installé.

Ces seuils sont des points de départ. Adaptez-les à votre cycle de vente. Plus vos missions se signent tard, plus le seuil d'alerte doit regarder loin.

La baisse du staffing ferme avec l'horizon

Tout plan de charge montre une charge ferme qui décroît avec l'horizon. La question n'est pas de l'éviter. Elle est de savoir si les propositions pondérées comblent l'écart, et jusqu'à quelle semaine. Cette semaine de bascule fixe la date limite pour vendre ou repositionner l'équipe.

L'intercontrat se prévoit donc plusieurs semaines à l'avance. Notre article sur l'intercontrat en ESN et en cabinet de conseil en détaille le coût et les leviers.

Les arbitrages du plan de charge : staffer, décaler, sous-traiter ou recruter

En cas de surcharge

• Staffer autrement : confier une partie du travail à un consultant moins chargé, avec un senior en appui. Dans l'exemple, H et I renforcent l'audit data, encadrés par C.
• Décaler : négocier le démarrage d'une mission d'une ou deux semaines. Plus le client est prévenu tôt, plus la discussion est simple.
• Sous-traiter : faire appel à un indépendant pour un besoin ponctuel et pointu.
• Recruter : seulement si la surcharge dure au-delà d'un trimestre sur le capacity planning.

En cas de sous-charge

• accélérer les propositions en cours ou relancer les clients actuels ;
• positionner les consultants libres sur les avant-ventes ;
• planifier les formations sur les compétences les plus demandées ;
• prêter des consultants à une autre équipe ou à un autre bureau.

Chaque arbitrage a un coût. Comparez-le au coût d'un jour d'intercontrat ou d'une mission livrée en retard.

Modèle de plan de charge Excel : structure, formules et limites

La structure recommandée du fichier

Un modèle Excel de plan de charge tient en quatre onglets. Les formules supposent une ligne par consultant et une colonne par semaine. Dans l'onglet Charge, la colonne F contient les jours pondérés de la semaine.

Ajoutez une mise en forme conditionnelle : rouge au-dessus de 100 %, gris sous 50 %. Gardez une seule source par donnée : les congés ne se ressaisissent pas dans trois onglets.

Les limites d'un plan de charge sur Excel

• La fraîcheur : le fichier est juste le lundi, faux le mercredi, quand une mission glisse.
• Les doubles affectations : rien n'empêche de staffer une personne deux fois le même jour.
• Les compétences : Excel ne dit pas qui sait faire quoi, ni qui connaît le client.
• Le lien avec le réalisé : les temps saisis vivent ailleurs, le prévu et le réalisé ne se comparent pas.
• Les versions : chaque manager finit par tenir sa propre copie.

Ces limites sont détaillées dans notre guide pour remplacer Excel dans le planning des équipes.

Comment Maglia construit et tient à jour le plan de charge

Maglia réunit sur une même vue les missions signées, les propositions en cours et les absences. Le plan de charge se calcule par consultant et par équipe, de la semaine au trimestre. Les consultants sans mission dans les semaines à venir et les pics de charge apparaissent à l'avance.

La planification intelligente propose ensuite les consultants à staffer. Elle croise compétences, séniorité et disponibilités, sans double affectation. Les temps saisis par mission alimentent le tableau de bord. Il suit les taux de chargeabilité et de staffing par équipe et par bureau. Il compare aussi budget vendu et budget consommé. Découvrez notre logiciel de staffing pour cabinets de conseil.

Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un plan de charge ?

Un plan de charge compare la charge de travail prévue à la capacité disponible, par personne et par semaine. Il montre les surcharges et la sous-charge avant qu'elles n'arrivent. Il sert à staffer, vendre, former et recruter.

Comment faire un plan de charge ?

Calculez d'abord la capacité de chaque personne : jours ouvrés moins congés, RTT, jours fériés et absences prévues. Reportez ensuite les missions signées, le temps interne et les propositions pondérées par leur probabilité. Divisez enfin la charge par la capacité, semaine par semaine.

Comment calculer le taux de charge ?

Taux de charge = charge prévue ÷ jours disponibles. Un consultant disponible 5 jours, staffé 4 jours et occupé 1,5 jour en interne, est chargé à 110 %. Au-delà de 100 %, il est en surcharge.

Quelle est la différence entre un plan de charge et un planning ?

Le planning dit qui fait quoi, quel jour et où. Le plan de charge agrège les besoins sur plusieurs semaines pour vérifier que l'équipe peut les absorber. On construit d'abord le plan de charge, puis le planning.

Quelle différence entre plan de charge et capacity planning ?

Le capacity planning dimensionne l'équipe sur 6 à 18 mois : effectifs et compétences à recruter ou à former. Le plan de charge travaille nom par nom, de la semaine au trimestre. Le premier fixe la capacité, le second l'affecte.

Quel outil utiliser pour faire un plan de charge ?

Un fichier Excel suffit pour une petite équipe, avec un onglet capacité, un onglet charge et une synthèse. Au-delà, un outil de plan de charge relié au staffing et aux temps saisis évite les doubles affectations. Il compare aussi le prévu au réalisé.

Le plan de charge se refait chaque semaine, au rythme des signatures et des fins de mission. Montrez-nous votre fichier de plan de charge : nous vous montrons le même plan dans Maglia, sur vos missions.