Logiciel pour entreprise de nettoyage : les fonctions à exiger et 10 critères pour bien choisir

Un logiciel pour entreprise de nettoyage recouvre quatre blocs : devis et chiffrage, planning et affectation des agents, pointage et contrôle qualité, paie et facturation. Aucun outil n'excelle partout. Voici les fonctions à exiger, 10 critères de choix, les questions à poser en démo et les limites d'Excel.

En bref

• Identifiez d'abord le bloc où vous perdez le plus. En multi-sites, c'est souvent le planning et les remplacements.
• Exigez un planning construit par site, des remplacements proposés sur mobile et un pointage horodaté.
• Vérifiez que l'outil applique la convention propreté : temps partiel, vacations, amplitude, majorations.
• Pilotez la marge : heures vendues contre heures réalisées, site par site, avant la paie.
• En démo, jouez vos cas réels : une absence à 5 h 45, un client qui change d'horaires.

Qu'est-ce qu'un logiciel pour entreprise de nettoyage ? Les 4 blocs fonctionnels

Une entreprise de propreté vend des heures de prestation sur des sites clients. Son système d'information suit le cycle d'un contrat : chiffrer, planifier, réaliser, payer et facturer.

Devis et chiffrage des prestations

Le devis transforme un cahier des charges en heures : surfaces, fréquences de passage, temps par tâche. Ces heures vendues deviennent la référence du contrat. Un chiffrage juste part du coût réel d'une heure. Notre article sur la grille des salaires de la propreté 2026 le détaille.

Planning et affectation des agents

Le planning traduit les heures vendues en vacations d'agents. Il tient les horaires des clients, les temps partiels, les coupures et les trajets. C'est aussi le bloc qui gère les absences, chaque matin avant l'ouverture des sites.

Pointage et contrôle qualité

Le pointage prouve le passage : site, heure d'arrivée, heure de départ. Le contrôle qualité vérifie le résultat, avec des grilles remplies sur place. Sans horaire collectif, l'employeur décompte chaque jour les heures de chaque salarié. Il les récapitule chaque semaine (article D3171-8 du Code du travail).

Paie et facturation

La paie et la facturation reprennent les heures réalisées et les majorations. Elles relèvent d'outils dédiés : logiciel de paie, gestion commerciale ou ERP. La facture électronique devient obligatoire en émission. Elle vise les grandes entreprises et les ETI depuis le 1er septembre 2026. Les PME et micro-entreprises suivent au 1er septembre 2027 (entreprendre.service-public.gouv.fr).

Panorama des logiciels de nettoyage par catégorie d'outils

Le marché se divise en cinq familles d'outils. Nous les présentons sans citer d'éditeur. Comparez ensuite les offres de chaque famille sur vos propres cas.

Les suites de gestion métier de la propreté

Elles couvrent le cycle commercial et administratif : devis, contrats, facturation, parfois planning et pointage. Leur force est le lien entre chiffrage et facture. Vérifiez la profondeur de leur module planning : remplacements, trajets, règles du temps partiel.

Les logiciels de planning et d'affectation des ressources

Ils traitent la question « qui va où, et quand ». Ils construisent les plannings, proposent les remplaçants et contrôlent les heures. Ils se connectent à la paie et à l'ERP plutôt que de les remplacer.

Les applications de terrain : pointage, formulaires, audits

Elles équipent agents et inspecteurs : pointage mobile, check-lists, photos, grilles de contrôle. Isolées du planning, elles prouvent un passage sans savoir s'il était prévu.

Les outils de planning généralistes

Conçus pour le commerce ou la restauration, ils gèrent bien des équipes sur un site fixe. Ils sont moins adaptés à des agents qui enchaînent trois sites par jour, avec coupures et trajets.

Paie, comptabilité et ERP

Ils restent la référence pour les bulletins, les déclarations et la comptabilité. Le planning doit leur transmettre des heures justes, majorations comprises, sans ressaisie.

Logiciel planning entreprise de nettoyage : les fonctions à exiger

Un planning construit à partir des prestations de chaque site

Le point de départ n'est pas l'agent, c'est le site : horaires d'accès, fréquences de passage, heures vendues, consignes. Le logiciel génère les vacations à partir de ces prestations, puis les affecte. Il respecte les contrats : durée, répartition, heures restantes.

Il applique aussi vos règles de temps de travail. En propreté, elles sont précises : 16 heures minimum, vacations par jour, amplitude. Elles figurent à l'article 6.2 de la convention collective. Notre article sur la convention collective de la propreté les détaille.

Des remplacements proposés avant l'ouverture des sites

Une absence déclarée à 5 h 45 doit trouver une réponse avant 6 h. Le logiciel propose des remplaçants classés par distance, disponibilité, heures restantes et connaissance du site. La mission part sur mobile, l'agent l'accepte ou la refuse.

Un pointage mobile horodaté sur chaque site

Le pointage mobile se fait par QR code posé sur le site ou par géolocalisation. Il horodate l'arrivée et le départ. L'agent signale une anomalie sur place, le bureau la voit aussitôt. Informez les agents et consultez le CSE avant tout dispositif de géolocalisation.

Les heures vendues comparées aux heures réalisées

Cette fonction relie l'exploitation à la marge. Pour chaque site, l'outil compare heures vendues, planifiées et pointées. L'écart apparaît avant l'export paie, pas trois mois plus tard.

Les 10 critères pour choisir un logiciel d'entreprise de nettoyage

Notez chaque critère de 1 à 5 pendant les démos. Pondérez ensuite selon vos priorités. Un réseau multi-agences ne pondère pas comme une entreprise d'une seule agence.

Critères 1 à 5 : planning et affectation

Critères 6 à 10 : terrain, pilotage et intégration

Pour un cahier des charges plus complet, reprenez notre cahier des charges de logiciel de planification en 40 critères.

Quelles questions poser en démo d'un logiciel de propreté ?

Six scénarios à jouer en direct

1. « Une agente est absente demain à 6 h sur un site de bureaux. Qui proposez-vous, et comment est-elle prévenue ? »
2. « Le client avance son passage d'une heure. Quels plannings changent, et quelles règles sont vérifiées ? »
3. « Cette agente travaille le matin pour un autre employeur. Comment bloquez-vous ses créneaux ? »
4. « Nous reprenons 15 agents sur un nouveau marché dans 10 jours. Comment les intégrez-vous au planning ? »
5. « Montrez-moi les heures vendues, planifiées et pointées de ce site sur le mois. »
6. « Exportez les heures du mois vers notre logiciel de paie, majorations comprises. »

Questions sur le projet, les données et le coût

• Combien de temps faut-il pour déployer une première agence pilote ?
• Qui paramètre les sites, les contrats et les règles de la convention ?
• Où sont hébergées les données, et qui y a accès ?
• Quels connecteurs existent avec notre paie et notre ERP ?
• Que comprend le prix : licences, déploiement, formation, support ?

Demandez une démonstration sur vos propres sites : nous jouons ces scénarios avec vos données.

Logiciel entreprise de nettoyage gratuit ou Excel : quelles limites ?

Ce qu'Excel et les outils gratuits font bien

Un tableur suffit pour démarrer : quelques sites, des horaires stables, un responsable qui connaît chaque agent. Il est souple, gratuit et maîtrisé par tous. Les versions gratuites d'outils de planning ajoutent souvent le partage sur mobile, avec des limites d'utilisateurs ou de fonctions.

Où Excel décroche dans une entreprise de propreté

• aucune règle vérifiée : amplitude, repos et heures complémentaires se contrôlent à l'œil ;
• aucune proposition de remplaçant : l'absence se règle au téléphone ;
• aucune preuve de passage : le pointage reste sur papier ou dans une autre application ;
• des versions multiples entre agences, et des ressaisies avant la paie ;
• aucun lien entre heures vendues et heures réalisées.

Exemple : le coût caché d'un planning sous Excel pour 120 agents sur 45 sites

Prenons une entreprise fictive de 120 agents sur 45 sites, à 22 heures par semaine en moyenne. Hypothèses : 6 % d'absences à couvrir et 20 minutes de téléphone par remplacement. Un point d'heures payées n'est pas vendu.

Six cents heures par an, c'est plus de 17 semaines de 35 heures de chef d'équipe. Elles se passent au téléphone plutôt que sur les sites. Un point d'écart entre heures payées et vendues coûte en plus 17 259 € de salaire brut. Ces chiffres reposent sur des hypothèses : refaites le calcul avec vos données.

Comment Maglia couvre le planning et l'affectation des agents de propreté

Maglia est un logiciel français de planification et d'affectation des ressources, hébergé en France. Il génère les plannings des agents selon les prestations de chaque site : horaires, fréquences, charge et contrats. Il gère horaires coupés, temps partiels et trajets entre sites, avec la planification intelligente.

En cas d'absence, Maglia propose les agents disponibles les plus proches qui connaissent le site. La mission part sur mobile grâce aux notifications en temps réel. Le pointage mobile par QR code ou géolocalisation horodate les passages. Rapports, anomalies et grilles de contrôle qualité se remplissent sur site.

Maglia compare heures vendues et heures réalisées par site, avant l'export paie. Il ne fait ni la paie ni la facturation : il s'y connecte par connecteurs et API. Voir notre logiciel de planning pour entreprises de nettoyage.

Questions fréquentes

Quel logiciel choisir pour une entreprise de nettoyage ?

Partez du bloc qui vous coûte le plus : devis, planning, pointage ou paie. En multi-sites, le planning et les remplacements pèsent souvent le plus lourd. Comparez ensuite les outils sur 10 critères, en démo, avec vos propres sites.

Existe-t-il un logiciel gratuit pour entreprise de nettoyage ?

Des versions gratuites d'outils de planning ou de formulaires existent, souvent limitées en utilisateurs ou en fonctions. Un tableur suffit pour quelques sites stables. Au-delà, les remplacements au téléphone et les heures non vendues peuvent coûter plus cher qu'un abonnement.

Comment faire le planning d'une entreprise de nettoyage ?

Partez des prestations de chaque site : horaires, fréquences et heures vendues. Affectez ensuite les agents selon leur contrat, leurs disponibilités et les trajets entre sites. Vérifiez enfin les règles de la convention : vacations par jour, amplitude, repos et heures complémentaires.

Comment prouver qu'un agent est passé chez un client ?

Par un pointage horodaté sur site, par QR code ou géolocalisation, à l'arrivée et au départ. Un rapport d'intervention ou une grille de contrôle complète la preuve. Le client reçoit ainsi un relevé des passages réalisés.

Un logiciel de planning remplace-t-il le logiciel de paie ?

Non. Le logiciel de planning produit les heures réalisées, majorations comprises, et les exporte vers la paie. Le logiciel de paie établit les bulletins et les déclarations. Les deux se connectent, sans ressaisie.

Quelles fonctions sont indispensables dans un logiciel de propreté ?

Un planning construit par site, les règles du temps partiel, les trajets entre sites et des remplacements proposés sur mobile. Ajoutez un pointage horodaté, le contrôle qualité et le suivi des heures vendues contre réalisées. L'export paie évite les ressaisies.

Un logiciel de propreté se juge sur vos cas, pas sur une plaquette. Montrez-nous une semaine type d'agence : nous la rejouons dans Maglia, absences et remplacements compris.