Logiciel d'affectation des équipes de chantier : guide et grille 2026

Lundi, 6 h 45. Le conducteur de travaux découvre qu'un chef d'équipe est prévu sur deux chantiers à la fois, qu'un intérimaire arrive sans autorisation de conduite et que l'agence voisine a trois compagnons sans affectation. Avec 30 à 50 chantiers ouverts, ces collisions coûtent chaque semaine des heures d'appels, des compagnons qui attendent sur site et de la sous-traitance commandée trop tard. Un logiciel d'affectation des équipes de chantier ne sert pas à dessiner un Gantt de plus : il sert à décider qui va où, quand, et avec quels titres. Voici les capacités qui comptent, une méthode en six étapes, une semaine type chiffrée et une grille de questions à poser en démo.

En bref

• Un Gantt ordonne les tâches d'un chantier ; un logiciel d'affectation répartit les personnes et leurs titres sur tous les chantiers.
• Sur 30 à 50 chantiers, quatre exigences : la capacité visible à 4 semaines, les habilitations bloquantes, l'intérim et les prêts entre agences traités comme des ressources.
• Le même outil doit gérer deux rythmes : le compagnon à la journée et le technicien en interventions courtes.
• Testez l'outil sur votre propre semaine type : la grille de 12 questions plus bas sert à ça.

Logiciel d'affectation des équipes de chantier : pourquoi ce n'est pas un Gantt

Le Gantt répond à la question du chantier : dans quel ordre enchaîner les lots, et à quelle date livrer. Il le fait bien, chantier par chantier. Mais il ne vous dit pas que le même chef d'équipe est prévu mardi sur la réhabilitation du collège et sur la reprise de façade.

L'affectation répond à la question de l'agence : qui travaille où, demain et dans trois semaines, compte tenu des absences, des titres de chacun et du temps de travail. C'est une vue par personne, transverse à tous les chantiers. Les deux outils se complètent, ils ne se remplacent pas.

Deux rythmes de métier, un seul planning

Dans un groupe qui fait à la fois de la construction et de l'énergie, deux logiques cohabitent :

• Le compagnon à la journée passe sa journée, souvent sa semaine, sur le même chantier. On l'affecte à la journée ou à la demi-journée.
• Le technicien en interventions courtes enchaîne des interventions d'une heure à une heure trente sur trois ou quatre sites par jour. On l'affecte au créneau, trajets compris.

Un outil pensé pour un seul de ces rythmes oblige l'autre métier à bricoler à côté. Le même référentiel doit servir les deux : des blocs journaliers pour les uns, des créneaux horaires pour les autres.

Les 6 capacités indispensables pour affecter sur 30 à 50 chantiers

1. La capacité visible à 4 semaines

« On n'a pas de visibilité sur la capacité des ressources. » C'est une phrase qu'on entend souvent chez les directeurs d'exploitation. Une trentaine de chantiers en cours, autant dans le carnet, et personne ne sait si l'agence tient la charge en semaine 3. Il faut une vue charge contre capacité, par équipe et par métier, sur au moins 4 semaines glissantes. C'est elle qui permet de commander l'intérim ou de demander un prêt quinze jours avant, au lieu de la veille.

2. Les habilitations comme critère bloquant

Un électricien dont la H1B1 a expiré, un conducteur de pelle sans autorisation de conduite : ce ne sont pas des préférences, ce sont des interdits. L'habilitation électrique est délivrée par l'employeur, et la conduite des engins de chantier suppose une autorisation de conduite, elle aussi délivrée par l'employeur (article R4323-56 du Code du travail). Le logiciel doit donc refuser l'affectation, pas seulement afficher une pastille orange. Le tableau de suivi et les alertes sont détaillés dans notre article sur le suivi des habilitations électriques des salariés.

3. Les intérimaires traités comme des ressources

Si les intérimaires vivent dans un fichier à part, la capacité affichée est fausse. Chaque intérimaire récurrent doit avoir sa fiche : métier, titres, dates de mission, chantier. Rappel utile : pour un intérimaire, c'est l'entreprise utilisatrice qui délivre l'habilitation électrique et l'autorisation de conduite, pas l'agence.

4. Le prêt entre agences ou filiales

Une agence en sous-charge à 40 km d'une agence qui sous-traite : le cas est classique dans les groupes multi-filiales. Le prêt ne fonctionne que si trois conditions sont réunies :

• la capacité disponible est visible des deux côtés ;
• les heures prêtées sont imputées au chantier qui les consomme, pas à l'agence d'origine ;
• le prêt respecte les titres et le temps de travail du compagnon, trajet compris.

Sans outil commun, chacun garde ses équipes « au cas où », et le groupe paie de la sous-traitance avec des heures internes disponibles.

5. Les engins avec leur conducteur

Une pelle louée qui attend faute de conducteur autorisé coûte deux fois. Que le parc soit suivi dans un outil de gestion de matériel ou dans l'ERP, l'affectation doit garantir qu'en face de chaque engin réservé, il y a un conducteur titulaire de l'autorisation de conduite, et du CACES si votre politique l'exige.

6. L'articulation avec la gestion de chantier et l'ERP

Les outils du BTP sont « rarement interopérables », et la ressaisie est le premier poste de temps perdu. Une règle simple : l'ERP reste maître des chantiers, des budgets et des salariés ; le logiciel d'affectation est maître du qui-où-quand ; les heures validées repartent vers la paie et le suivi de chantier. Vérifiez qu'un connecteur ou une API existe pour chaque flux avant de signer.

Méthode : passer d'Excel à une affectation pilotée en 6 étapes

Soyons honnêtes : avec 12 compagnons, 4 chantiers et un conducteur de travaux qui a tout en tête, un tableur partagé suffit. Les choses se gâtent au-delà de 30 personnes, de deux agences, ou dès que les habilitations et l'intérim entrent dans l'équation. Voici la méthode.

1. Construire le référentiel. Une fiche par compagnon, chef d'équipe et intérimaire récurrent : métier, agence, contrat, titres et dates d'échéance. Partez de vos fichiers, puis faites valider chaque agence par son conducteur de travaux.
2. Décrire les besoins par chantier. Pour chaque semaine : nombre de compagnons par métier, titres exigés (B1V, H0V, autorisation de conduite), chef d'équipe. Un besoin non décrit ne sera jamais couvert.
3. Écrire les règles. Les contraintes dures bloquent : habilitations, 10 heures de travail effectif par jour sauf dérogation, 11 heures de repos quotidien. Les préférences arbitrent : garder la même équipe sur un chantier, limiter les trajets.
4. Générer, puis arbitrer. Le logiciel propose ; le responsable planning traite les cas particuliers. La décision reste humaine.
5. Publier sur mobile. Chaque compagnon reçoit son affectation et ses changements sur son téléphone, sans appels en chaîne.
6. Revoir la capacité chaque vendredi. Quinze minutes sur la vue à 4 semaines : sous-charge à combler, pics à couvrir par prêt ou intérim, titres qui expirent.

Exemple : la semaine type d'une agence de 57 personnes sur 32 chantiers

Prenons une agence hypothétique : 45 compagnons et 4 chefs d'équipe en construction, 8 techniciens en énergie, 32 chantiers ouverts, et 6 intérimaires en moyenne. Voici une semaine quand l'affectation est pilotée.

• Jeudi S-1, 14 h. Les conducteurs de travaux mettent à jour leurs besoins. Total : 1 920 heures demandées pour 1 860 heures de capacité interne.
• Vendredi S-1, 9 h. Le planning est généré. Il reste 60 heures non couvertes sur deux chantiers de gros œuvre, et un poste exige un conducteur de pelle autorisé. Décision : 2 intérimaires et une demande de prêt d'un conducteur d'engins à l'agence voisine.
• Vendredi S-1, 16 h. Publication : chacun voit son lundi sur son téléphone.
• Lundi. Un chef d'équipe est arrêté. Le remplaçant proposé a les mêmes titres et travaille déjà à 6 km. Deux affectations bougent, pas vingt.
• Mardi. L'équipe énergie enchaîne 14 interventions de 1 h à 1 h 30 sur 9 sites, dans le même planning que le reste de l'agence.
• Mercredi. L'habilitation BR d'un technicien arrive à échéance dans 30 jours. Son recyclage est posé en semaine +3, et la capacité en tient compte.
• Vendredi. Revue à 4 semaines : semaine +1 chargée à 97 %, semaine +2 à 88 %, semaine +3 à 112 % à cause d'un démarrage de chantier. Le pic est connu quinze jours avant : on arbitre entre prêt, intérim et décalage du démarrage.

Ce qui change n'est pas la charge, c'est le délai de décision. Sans vue de capacité, le pic de la semaine +3 se découvre le jeudi d'avant, et se règle au prix fort.

Votre semaine type ressemble à celle-ci ? Montrez-nous votre planning en démo : on rejoue la même semaine dans Maglia, habilitations, intérimaires et prêts entre agences compris.

Grille de choix : 12 questions à poser en démo

Ne jugez pas un logiciel sur un planning de démonstration. Apportez vos chantiers et posez ces questions :

1. Combien de temps pour afficher la charge et la capacité de toutes les agences sur 4 semaines ?
2. Que se passe-t-il si j'affecte un compagnon dont l'habilitation a expiré : alerte ou blocage ?
3. L'outil gère-t-il l'affectation à la journée et les interventions courtes au créneau ?
4. Comment saisit-on un intérimaire, avec ses titres et ses dates de mission ?
5. Comment prête-t-on un compagnon à une autre agence, et où sont imputées ses heures ?
6. Les engins sont-ils planifiés dans l'outil ou dans votre outil de parc, et comment le lien avec un conducteur autorisé est-il vérifié ?
7. Quelles règles de temps de travail sont contrôlées : durée maximale, repos, trajets ?
8. Comment le compagnon reçoit-il son planning et ses changements, sans e-mail professionnel ?
9. Quels flux existent avec l'ERP, l'outil de gestion de chantier et la paie : connecteur, API ou fichier ?
10. Peut-on tester un scénario (démarrage avancé, absence longue) sans toucher au planning publié ?
11. Quels droits pour un conducteur de travaux, un chef d'agence, une direction ?
12. Où sont hébergées les données, et comment les récupère-t-on en fin de contrat ?

Pour un appel d'offres, notre modèle de cahier des charges de logiciel de planification détaille une quarantaine de critères et une méthode de notation.

Comment affecter vos équipes de chantier avec Maglia

Dans Maglia, tout part du référentiel des compétences et des habilitations : chaque collaborateur porte ses titres et leurs dates d'échéance, et chaque besoin de chantier précise les titres exigés.

Le moteur de planification propose ensuite le planning de la semaine. Il respecte les contraintes dures (habilitations, repos, temps de travail) et arbitre les préférences. Vous corrigez, vous validez, vous publiez. Nos clients déclarent passer d'une préparation hebdomadaire de plusieurs heures à moins d'une heure.

Pour la capacité, la vue du taux d'occupation par site et par équipe montre les heures encore disponibles avant de sous-traiter. C'est la base d'un prêt entre agences. Le tableau de bord consolide occupation et couverture des besoins par site, secteur et région, et vous pouvez tester un scénario avant de l'appliquer.

Côté système d'information, Maglia se branche à l'ERP, au SIRH et à la paie par connecteurs et API : les chantiers et les salariés viennent de l'ERP, les affectations et les heures validées repartent. Les compagnons reçoivent leur planning et chaque changement sur l'application mobile.

Les prérequis sont simples mais non négociables : un référentiel propre, un référent par agence, des besoins saisis chaque semaine. C'est ce qui permet d'optimiser l'occupation de vos ressources au lieu de déplacer le problème.

Questions fréquentes

Quelle différence entre un logiciel de planning de chantier et un logiciel d'affectation des équipes ?

Le logiciel de planning de chantier, souvent un Gantt, ordonne les tâches et les lots d'un chantier dans le temps. Le logiciel d'affectation répartit les personnes et leurs compétences sur l'ensemble des chantiers, en tenant compte des absences, des habilitations et du temps de travail. Le premier répond à « quand », le second à « qui ». Au-delà de 30 chantiers, il faut les deux, reliés entre eux.

Comment gérer les intérimaires dans le planning des équipes ?

Traitez-les comme des ressources à part entière : une fiche avec le métier, les titres et les dates de mission. Leur habilitation électrique et leur autorisation de conduite sont délivrées par vous, entreprise utilisatrice, pas par l'agence. Intégrés à la vue de capacité, ils se commandent quinze jours avant plutôt que la veille.

Peut-on prêter des compagnons entre agences sans fausser la rentabilité ?

Oui, si les heures prêtées sont imputées au chantier qui les consomme et non à l'agence d'origine. Vérifiez aussi les titres du compagnon et son temps de trajet : s'il dépasse le trajet habituel, il ouvre droit à une contrepartie.

Un logiciel d'affectation remplace-t-il l'ERP ou l'outil de gestion de chantier ?

Non. L'ERP reste la référence pour les chantiers, les budgets et la comptabilité ; l'outil de gestion de chantier suit l'avancement. Le logiciel d'affectation s'y branche pour décider qui va où, puis renvoie les affectations et les heures validées. Exigez des flux automatiques dans les deux sens : sinon, vous déplacez la ressaisie au lieu de la supprimer.

Le logiciel décide-t-il à la place du conducteur de travaux ?

Non. Le moteur propose un planning qui respecte les contraintes dures, comme les habilitations et le repos, et arbitre les préférences, comme la stabilité des équipes. Le conducteur de travaux garde la main : il corrige, valide et publie. Ce qui disparaît, c'est le temps passé à vérifier à la main qui peut aller où.

Affecter 50 compagnons sur 30 chantiers n'est pas un problème de Gantt : c'est un problème de capacité, de titres et de délai de décision. Commencez par le référentiel et la vue à 4 semaines, le reste suit. Montrez-nous votre planning actuel : en 30 minutes, on vous montre la même semaine construite dans Maglia, habilitations, intérimaires et prêts entre agences compris.