Baby Éveil pilote les inscriptions de 13 micro-crèches avec un CRM petite enfance

Baby Éveil reçoit chaque rentrée les demandes de place de 13 micro-crèches. Le réseau a remplacé son suivi sur Excel par un CRM petite enfance conçu avec Maglia. Chaque famille a sa fiche, chaque relance est planifiée, et un moteur d'affectation compose les places crèche par crèche.

Baby Éveil, un réseau de 13 micro-crèches autour de Montpellier

Baby Éveil exploite 13 micro-crèches dans la métropole de Montpellier et ses environs : Castelnau-le-Lez, Jacou, Juvignac, Grabels, Saint-Gély-du-Fesc, Lattes, Vendargues… Chaque micro-crèche accueille au maximum 12 enfants en même temps.

Les familles déposent leur demande sur le site du réseau, via un formulaire de pré-inscription en quatre étapes. Elles indiquent les crèches souhaitées, la date d'entrée et les jours de garde. Une partie des places est aussi réservée par des entreprises, en direct ou par l'intermédiaire de courtiers.

Pré-inscriptions, liste d'attente, berceaux : pourquoi un tableur ne suffit plus ?

Avant le projet, le suivi des inscriptions en crèche reposait sur un fichier Excel et des codes couleur. Ce fonctionnement tenait tant que le volume restait faible. À 13 crèches, il montrait trois limites.

Une demande de place en crèche est un problème combinatoire

Une famille demande le lundi et le mardi. Une autre veut trois jours, mais reste flexible. Une troisième doit placer deux enfants ensemble. Multipliée par 13 crèches, 5 jours et deux rentrées, la décision dépasse ce qu'un tableur peut éclairer.

Le taux de remplissage se joue jour par jour

Une micro-crèche peut être complète le mardi et à moitié vide le vendredi. Sans vue jour par jour, ces places restent vacantes, et le manque à gagner n'est jamais chiffré.

Le suivi commercial dépend de la mémoire de chacun

Les rappels, les relances et les devis étaient tenus à la main. Une famille non rappelée à temps signe ailleurs. Les berceaux entreprises et les dossiers des courtiers suivaient chacun leur propre logique.

Un CRM petite enfance pensé pour les réseaux de micro-crèches

Maglia a construit pour Baby Éveil un CRM vertical, centré sur le parcours d'une famille : de la première demande à la signature du contrat. La qualification par téléphone reste humaine ; l'outil structure tout le reste.

Les pré-inscriptions du site arrivent directement dans le CRM

Chaque formulaire envoyé sur le site crée une fiche dans le CRM, sans ressaisie. Le flux est signé et chaque entrée est tracée. L'historique s'importe aussi, sans déclencher de relance vers des familles déjà traitées. Une famille déjà connue est rapprochée de sa fiche, jamais fusionnée à l'aveugle.

Une fiche par famille, fratries comprises

Les parents sont saisis une seule fois, avec la qualification du foyer. Chaque enfant porte son propre contrat : jours de garde, date d'entrée, crèche souhaitée et devis. Deux enfants peuvent être liés : si l'un obtient une place, l'autre aussi.

Une qualification structurée et un score de priorité

Après l'appel, le conseiller renseigne l'intérêt, l'urgence et la formule : en direct, sans berceau, berceau entreprise ou courtier. Le CRM calcule un score de priorité de 0 à 100. Il combine le revenu, les jours demandés, la date d'entrée, la flexibilité et l'ancienneté de la demande.

Un pipeline en trois jalons : appel qualifié, place proposée, signature

Le suivi des inscriptions se lit en trois étapes. Chaque fiche affiche ce qui est fait et la prochaine action. Les relances sont créées automatiquement, avec des échéances en jours ouvrés.

Une grille tarifaire par rentrée

Les tarifs sont saisis par rentrée et par formule, puis appliqués à chaque contrat. Le devis mensuel et annuel de chaque enfant est calculé sans formule cachée. Une combinaison absente de la grille ne peut tout simplement pas être proposée.

Comment le moteur d'affectation remplit chaque crèche, jour par jour ?

C'est le cœur du projet, et l'angle de Maglia : l'affectation intelligente appliquée aux places en crèche. Une page classe les 13 crèches par manque à gagner. Pour chacune, la composition d'une rentrée se fait en quelques clics.

• Choisir la rentrée : les places se comptent par crèche et par rentrée, et chaque contrat court jusqu'au 31 août.
• Ouvrir les réinscriptions : les enfants déjà accueillis rejoignent le vivier. À revenu égal, ils passent devant une nouvelle famille.
• Composer automatiquement : le moteur retient la combinaison d'enfants qui maximise le revenu, dans la limite des places de chaque journée.
• Ajuster et valider : une grille affiche une place par carré. La direction garde la main et valide la proposition.

Le moteur respecte les jours demandés, la capacité de chaque journée et les fratries liées. Il renvoie l'optimum, pas une approximation. Pour chaque enfant écarté, il donne la raison : journée saturée, contrat moins rentable, aucune crèche compatible ou entrée hors période.

Quels bénéfices pour un gestionnaire de réseau de crèches ?

• Une source unique : demandes du site, fiches familles, devis et places affectées vivent dans le même outil.
• Zéro ressaisie : les pré-inscriptions arrivent seules, et les parents d'une fratrie ne sont saisis qu'une fois.
• Un remplissage piloté : chaque journée de chaque crèche est visible, avec son manque à gagner.
• Des décisions expliquées : chaque refus a un motif, ce qui facilite la réponse aux familles.
• Un pilotage financier : le tableau de bord distingue le revenu potentiel, sécurisé et à risque.

L'application est hébergée en France. L'accès est protégé par compte nominatif, avec des sessions révocables.

Du CRM au planning des équipes : la même logique d'affectation

Remplir une crèche et la faire fonctionner obéissent à la même logique : affecter la bonne ressource, au bon endroit, au bon moment. Maglia applique ce principe au planning des professionnelles, au taux d'encadrement et à la gestion d'un pool de volantes.

Le réseau Les Petits Chaperons Rouges l'utilise par exemple pour piloter ses professionnelles volantes en temps réel. Pour découvrir notre logiciel petite enfance, consultez la page dédiée aux crèches. Vous gérez encore vos inscriptions sur un tableur ? Voici comment remplacer Excel sans perdre l'historique.

Questions fréquentes sur le logiciel de gestion de micro-crèche

Qu'est-ce qu'un CRM pour crèche ?

Un CRM pour crèche centralise les demandes de place des familles, de la pré-inscription à la signature du contrat. Il remplace le tableur par une fiche par famille, un pipeline de suivi et des relances planifiées. Chez Baby Éveil, il intègre aussi la composition des places de chaque rentrée.

Comment améliorer le taux de remplissage d'une micro-crèche ?

Le remplissage se joue jour par jour : une crèche peut être pleine le mardi et à moitié vide le vendredi. Il faut donc comparer les jours demandés par chaque famille à la capacité restante de chaque journée. Un moteur d'affectation retient la combinaison d'enfants qui remplit le mieux la semaine.

Comment gérer la liste d'attente d'une crèche ?

Chaque demande doit être qualifiée : jours souhaités, date d'entrée, flexibilité, crèches acceptables et formule. Un score de priorité classe ensuite les familles. Quand une place se libère, le vivier compatible avec la crèche et la rentrée est visible immédiatement.

Un logiciel de micro-crèche remplace-t-il le logiciel de facturation ?

Non. Le CRM de Baby Éveil gère l'amont : demandes, qualification, devis et affectation des places. La facturation des familles et les déclarations CAF restent dans l'outil de gestion administrative de la crèche.

Combien d'enfants une micro-crèche peut-elle accueillir ?

Une micro-crèche accueille au maximum 12 enfants en même temps. Avec des contrats de 2 à 5 jours par semaine, une même place peut être partagée entre plusieurs enfants. C'est ce qui rend la composition des places si combinatoire.

Remplissez vos crèches avec un logiciel pensé pour la petite enfance

Vous gérez un réseau de crèches ou de micro-crèches ? Demandez une démonstration de Maglia : nous vous montrons comment suivre vos demandes, composer vos rentrées et planifier vos équipes dans un seul outil.