Une exigence quotidienne : garantir l’encadrement des enfants
Les Petits Chaperons Rouges (LPCR) opèrent aujourd’hui plus de 900 crèches en France.
Chaque jour, leurs équipes doivent assurer la continuité d’accueil des enfants tout en respectant des taux d’encadrement stricts, imposés par la réglementation de la petite enfance.
Pour y parvenir, LPCR s’appuie sur un pool de professionnelles “volantes”, mobilisées pour remplacer les absences, couvrir des postes vacants et sécuriser l’ouverture des crèches.
Sur le terrain, cela implique :
- des imprévus quotidiens,
- plusieurs niveaux d’acteurs (directrices de crèches, responsables de secteur, directions régionales),
- et des décisions à prendre vite, sans droit à l’erreur.
Une organisation efficace… mais trop manuelle
Avant Maglia, la gestion des volantes reposait principalement sur des fichiers Excel, des échanges par emails et SMS et une forte dépendance à l’expérience individuelle des Responsables de secteur.
Cette organisation montrait rapidement ses limites :
- peu de visibilité en temps réel sur la disponibilité des volantes,
- des arbitrages complexes entre secteurs,
- une traçabilité imparfaite des affectations et des heures réalisées,
- une charge administrative importante pour les équipes terrain.
Dans un secteur aussi normé que celui des crèches, ces limites représentaient un risque opérationnel et réglementaire.
Les spécificités métier des réseaux de crèches
Le projet LPCR a mis en lumière plusieurs règles métiers structurantes.
D’abord, le taux d’encadrement n’est pas négociable :
chaque absence non couverte peut avoir des conséquences immédiates sur l’ouverture d’une crèche.
Ensuite, l’organisation est multi-niveaux :
- la directrice de crèche exprime le besoin,
- le responsable de secteur arbitre et affecte,
- la direction régionale supervise.
Enfin, dans la réalité du terrain, la rapidité prime.
Une affectation fiable et immédiate vaut mieux qu’une optimisation parfaite arrivée trop tard.
Ces contraintes ont guidé l’ensemble du paramétrage de Maglia, dès les ateliers métiers.
Un pilotage temps réel des volantes, pensé pour le terrain grâce à Maglia
Maglia a été déployé progressivement (ateliers métiers, pilote, puis go-live), avec un premier périmètre volontairement clair :
Planifier, affecter et tracer l’activité des volantes en temps réel.
Concrètement, Maglia permet aujourd’hui à LPCR de :
- centraliser toutes les demandes de volantes,
- visualiser instantanément la disponibilité du pool,
- tracer chaque affectation et chaque modification,
- fiabiliser les données de temps pour la paie et le pilotage.
L’outil a été conçu pour rester simple et intuitif côté directrices de crèches, tout en apportant une structure robuste aux responsables de secteur.
L'ergonomie de Maglia facilite la projection et l’adhésion
Au-delà des fonctionnalités, l’un des facteurs clés de succès du projet réside dans l’ergonomie de Maglia et dans la capacité des équipes à se projeter rapidement dans l’outil.
Dès les premières sessions de lancement, les retours utilisateurs sont clairs.
Maglia est perçu comme un outil fluide, simple et accessible, adapté à la réalité du terrain.
« Intuitif, fluide, pratique. »
« Logiciel simple d’utilisation et facile à prendre en main. »
« Pratique, rapide et intuitive. »
Les équipes mettent en avant :
- une meilleure visibilité sur les demandes,
- une organisation plus homogène entre secteurs,
- une capacité accrue à anticiper les besoins.
« Avoir une vue d’ensemble sur le secteur. »
« Fluidité, gain de temps, anticipation. »
« Un vrai plus pour accompagner les responsables de secteur au quotidien. »
Cette ergonomie a permis de créer rapidement un socle de confiance, essentiel pour accompagner le changement dans un environnement déjà très sollicité.
Une adoption rapide portée par un impact opérationnel réel
Dès les premières semaines après le déploiement, Maglia s’est imposé comme un outil du quotidien pour les équipes LPCR, en particulier dans les secteurs où la gestion des volantes est la plus exigeante.
Les premiers indicateurs sont parlants :
- 90 % de taux d’occupation des volantes,
- 302 ETP occupés quotidiennement,
- une adoption opérationnelle rapide sur le terrain.
ROI et bénéfices : du temps réellement rendu aux équipes
L’impact de Maglia se mesure avant tout dans le quotidien des Responsables de secteur.
Sur la période analysée :
- 6 787 demandes de volantes traitées via la plateforme,
- 826 heures économisées en six semaines.
En projetant ces usages à l’année :
- 4 300 à 7 160 heures peuvent être économisées,
- ce qui représente 190 k€ à 310 k€ de valeur dégagée,
- pour un investissement annuel maîtrisé.
Maglia permet ainsi à LPCR de sécuriser un processus critique, tout en redonnant du temps aux équipes terrain.
En résumé
Avec Maglia, Les Petits Chaperons Rouges ont :
- fiabilisé la gestion des volantes,
- réduit la charge administrative des équipes,
- amélioré la visibilité et l’anticipation,
- tout en respectant pleinement les exigences réglementaires du secteur de la petite enfance.
Maglia s’est imposé comme un véritable levier de performance opérationnelle, pensé pour la réalité des réseaux de crèches.